Word Sjabloon

Word-icon

WORD

SJABLONEN EN ADD-INS

Standaard word sjabloon

Een Word sjabloon zorgt ervoor dat alle elementen van een huisstijl standaard opgenomen worden in documenten die op basis van het sjabloon worden aangemaakt. Daardoor ontstaat uniformiteit in documenten en het levert een consistente uitstraling in de communicatie.

Standaard Word sjabloon
Office Style voegt het volgende toe aan een standaard Word sjabloon:

  • Aanmaken van stijlen en in volgorde plaatsen in de galerij,
  • Positionering van teksten en afbeeldingen,
  • Instellen van het kleurenpalet,
  • Instellen van een standaard tabel,
  • Toevoegen van standaard inhoud,
  • Toevoegen van invoervelden in het sjabloon,
  • Opmaken van de eerste pagina en 1 volgpagina.

 
De standaard Word sjablonen zijn te gebruiken voor Microsoft Office 2007, 2010, 2013 en 2016 voor Windows en Microsoft Office 2016 voor de Mac. De Word sjablonen werken in combinatie met Microsoft Office 365, zowel met de off-line als de online variant van Word.

Uitbreiden van een Word sjabloon met een Add-in

Aan een Word sjabloon kan meer functionaliteit toegevoegd worden waardoor het produceren van documenten met Word nog eenvoudiger, makkelijker en sneller gaat.

De volgende functionaliteit kan op verzoek toegevoegd worden:

  • Bedrijfseigen menu in Word,
  • Aan- en uitzetten van briefpapier,
  • Digitale handtekening invoegen,
  • Eenvoudig PDF document aanmaken,
  • Automatische naamgeving,
  • Invoerscherm

 

Bedrijfseigen menu in Word
Een bedrijfseigen tab met menuopties toevoegen aan het menu van Word. Hierdoor wordt het makkelijker voor de gebruiker om Word sjablonen op te starten en om specifieke functionaliteit op te roepen. De iconen zijn toe te voegen in de eigen huisstijl.
 

 

Aan- en uitzetten van briefpapier
Door middel van het aanklikken van ‘logo aan/ logo uit’ wordt gewisseld tussen een blanco en een voorbedrukt Word document. Met name handig wanneer in de organisatie gebruik wordt gemaakt van voorbedrukt briefpapier.
 

Digitale handtekening
Een digitale handtekening als afbeelding in bijvoorbeeld een brief of offerte maakt het eenvoudig om snel digitaal documenten te versturen per email. Digitale handtekeningen kunnen aan- en uitgezet worden vanuit het bedrijfseigen menu.


 

Maken van een PDF
Het maken van een PDF was nog nooit zo eenvoudig. Met een simpele klik wordt het Word document omgezet naar een PDF document.
 

Automatische naamgeving aan documenten
Voor elk van de sjablonen een naamgevingsconventie toevoegen dat standaard wordt toegepast op elk gegenereerd document. Een voorbeeld van een naamgevingsconventie is bijvoorbeeld: ‘Brief: <organisatienaam> - <datum> - <onderwerp>’. Elke gewenste combinatie is mogelijk en dient voor het vergemakkelijken van het terugvinden van documenten en levert consistentie op van naamgeving aan documenten. Onder de optie ‘Instellingen’ levert Office Style de mogelijkheid om een opslagdirectory per Word sjabloon te selecteren.
 

Invoerscherm
Office Style levert op verzoek een invoerscherm waarin de gebruiker variabele gegevens invoert. Dit scherm verschijnt bij het opstarten van een Word sjabloon. Het invoerscherm vergemakkelijkt de invoer van gegevens en levert voordelen op omdat controle gedaan wordt op invoer van gegevens, eenvoudig selecteren van opties via een drop-down list of bijvoorbeeld bij het selecteren van een digitale handtekening. Dit alles om het de gebruiker makkelijker te maken.
 

 
Bovenstaande functionaliteit aan Word voegt Office Style toe op basis van een VBA (Visual Basic for Application) Add-in of als een Office 365 Add-In. We overleggen graag met u welke keuze het beste past bij de situatie van uw organisatie. Office 365 Add-ins zijn alleen te gebruiken in combinatie met Word 2016 voor Windows en Word 2016 voor Mac.

Uitgebreide functionaliteit in Word met een Add-in

Office Style kent alle mogelijkheden van Word en is creatief en innovatief als het gaat om het toevoegen van extra functionaliteit. Hieronder volgen een aantal voorbeelden waar Office Style organisaties reeds mee heeft geholpen.
 
De volgende functionaliteit kan op verzoek toegevoegd worden:

  • Meertaligheid,
  • Dynamisch logo's plaatsen op volgpagina's,
  • Dynamisch genereren van tekst,
  • Standaard tekstblokken invoegen,
  • Koppelen met online applicaties

 

Meertaligheid
Word sjablonen levert Office Style standaard in het Nederlands. Daarnaast is het mogelijk om te wisselen tussen meerdere talen. Alle aspecten van het Word sjabloon worden dan toegepast in de geselecteerde taal. Denk daarbij onder andere aan de invoerschermen, inhoud van het sjabloon en spellingscontrole.
 

 

Dynamisch logo’s plaatsen op vervolgpagina’s
Als een organisatie kiest om geen voorbedrukt briefpapier te gebruiken wordt het aantal mogelijkheden om creatief om te gaan met briefpapier vergroot. Voor het Beweeg Buro heeft Office Style een oplossing gerealiseerd waarbij de gebruiker kan kiezen voor een bepaalde kleur van het logo. Elke kleur staat voor een bepaalde doelgroep. Op de volgpagina’s wordt een carrousel van 4 verschillende logos toegepast. Op elke pagina staat een ander logo. Wanneer een gebruiker een andere kleur kiest in het menu worden automatisch alle logo’s vervangen.
 
Menu Word
HBB
 

Dynamisch genereren van tekst
Office Style kan ervoor zorgen dat tekst dynamisch wordt gegenereerd op basis van keuzes die een gebruiker maakt. Met name in offerte en rapport sjablonen wordt dit principe toegepast. Automatisch genereren van teksten en opbouw van tabellen levert veel tijdswinst op en voorkomt inconsistentie.
 

Standaard tekstblokken invoegen
Een Add-in kan uitgerust worden met extra functionaliteit waarbij standaard tekstblokken geselecteerd en automatisch aan het document toegevoegd worden. De gebruiker onderhoudt zelf de standaard tekstblokken.
 

Koppelen met online applicaties
Office Style koppelt met diverse bedrijfsapplicaties en adresboeken. Neem contact met ons op om de desbetreffende koppeling te bespreken.
 

Hoe werken wij?

In principe levert Office Style binnen 24 uur een op maat gemaakte offerte. Eventueel kan met behulp van de website een offerte aanvraag ingediend worden. Door middel van het stellen van een aantal vragen en het uploaden van bestanden krijgt Office Style een goed beeld van de gewenste Word sjablonen en eventuele add-in.

Nadat voor de offerte akkoord is gegeven gaat Office Style aan het werk en neemt indien mogelijk contact op met de grafisch vormgever. Office Style is gewend samen te werken met grafisch vormgevers. Het team van Office Style verstaat de wereld van het grafisch vormgeven en overlegd met hem of haar. In principe is het aanleveren van het Adobe Indesign bestand van het ontwerp voldoende voor Office Style om de Word sjablonen te ontwikkelen. Mocht geen Adobe Indesign bestand aanwezig zijn dan voeren we nader overleg met de grafisch vormgever over het aan te leveren materiaal dat nodig is om de Word sjablonen te ontwikkelen.

Office Style levert bij de eerste oplevering van de Word sjablonen en eventuele add-in een handleiding ten behoeve van de installatie. Office Style streeft ernaar om het commentaar binnen 24 uur na ontvangst te verwerken en een update van de Word sjablonen en add-in aan te leveren.

 

Microsoft Office

Office Style levert Word sjablonen op die werken op basis van Word 2007, 2010, 2013 en Word 2016 voor Windows en Word 2016 voor Mac. Ondersteuning voor oudere versies van Word kan incidenteel worden gegeven.

Office Style levert Word sjablonen met extra functionaliteit op basis van macro’s die gebaseerd zijn op VBA (Visual Basic for Application). Daarnaast levert Office Style ook Word sjablonen met Office add-ins op basis van het nieuwe Office 365 concept waarbij gebruikt gemaakt wordt van Javascript en HTML 5.

Naast Word is Office Style ook gespecialiseerd in PowerPoint, Excel en Outlook.

Office Style is een dochteronderneming van Office Studio.

Office Studio is onder andere specialist op het gebied van Microsoft Dynamics, Microsoft SharePoint en QlikSense / QlikView. Kijk voor meer informatie op de website van Office Studio.

 

Roymans

Roymans Bevestigingsmaterialen B.V. Opdrachtgever Vormgever Realisator Gerben van der Heide...
Bekijk case

LPS Limburgse Print Service

Limburgse Print Service Opdrachtgever www.limprint.nl Vormgever Realisator Gerben van der...
Bekijk case

Anna van Rijn College

Anna van Rijn College Opdrachtgever Vormgever Realisator Gerben van der...
Bekijk case

Emergo Houtconstructies

Concept Opdrachtgever Vormgever Realisator Gerben van der Heide Nynke Dam...
Bekijk case

Amerborgh

Amerborgh Opdrachtgever Vormgever Realisator Gerben van der Heide Nynke Dam...
Bekijk case

Kr8t

Kr8t Opdrachtgever Vormgever Realisator Gerben van der Heide Nynke Dam...
Bekijk case

Blick

Blick Opdrachtgever Vormgever Realisator Gerben van der Heide Nynke Dam...
Bekijk case

Omgevingsdienst Veluwe IJssel

Omgevingsdienst Veluwe IJssel Opdrachtgever Vormgever Realisator Gerben van der Heide...
Bekijk case

Zaans Medisch Centrum

Zaans Medisch Centrum Opdrachtgever Vormgever Realisator Gerben van der Heide...
Bekijk case

APCOA

APCOA Opdrachtgever Vormgever Realisator Gerben van der Heide Nynke Dam...
Bekijk case

De Brakke Grond

De Brakke Grond Opdrachtgever Vormgever Realisator Nynke Dam Officepakketten Tags...
Bekijk case

Eijgen Finance

Eijgen Finance Opdrachtgever Vormgever Realisator Gerben van der Heide Nynke...
Bekijk case

Broersma Makelaardij

Broersma Makelaardij Opdrachtgever Vormgever Realisator Gerben van der Heide Nynke...
Bekijk case

Doppio

Doppio Opdrachtgever Vormgever Realisator Gerben van der Heide Nynke Dam...
Bekijk case

Volandis

Volandis Opdrachtgever Vormgever Realisator Gerben van der Heide Nynke Dam...
Bekijk case

Van der Wal

Van der Wal Opdrachtgever Vormgever Realisator Gerben van der Heide...
Bekijk case

Zown

Zown Opdrachtgever Vormgever Realisator Gerben van der Heide Nynke Dam...
Bekijk case

McCoy

Concept Opdrachtgever Vormgever Realisator Gerben van der Heide Nynke Dam...
Bekijk case

Hermeta

Hermeta Opdrachtgever Vormgever Realisator Gerben van der Heide Nynke Dam...
Bekijk case

Cormel IT

Cormel IT Opdrachtgever Vormgever Realisator Gerben van der Heide Nynke...
Bekijk case

No Nonsancy

NoNonsancy Opdrachtgever Vormgever Realisator Gerben van der Heide Nynke Dam...
Bekijk case

Linea Consult

Linea Consult Opdrachtgever Vormgever Realisator Gerben van der Heide Nynke...
Bekijk case

Procurement Services

Procurement Services Opdrachtgever Vormgever Realisator Gerben van der Heide Nynke...
Bekijk case

Calvi

Calvi Opdrachtgever Vormgever Realisator Gerben van der Heide Nynke Dam...
Bekijk case

Eijgen

Eijgen Opdrachtgever Vormgever Realisator Gerben van der Heide Nynke Dam...
Bekijk case

Helder Notarissen

Helder Notarissen Opdrachtgever Vormgever Realisator Gerben van der Heide Nynke...
Bekijk case

Axisto

Axisto Opdrachtgever Vormgever Realisator Gerben van der Heide Nynke Dam...
Bekijk case

het Beweeg Buro

het Beweeg Buro Opdrachtgever Vormgever Realisator Gerben van der Heide...
Bekijk case